8.1    Spesenmanagement - diverse Prozesse möglich, laufende Optimierungen

Die Verarbeitung von Spesen war noch nie so einfach, und trotzdem so individuell. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Spesen mobil mit der Smartphone App AbaClik oder im Browser über das Mitarbeiterportal MyAbacus. Optional nutzen die Vorgesetzten in denselben Tools den Freigabeprozess. Sämtliche Informationen sind im ERP in Echtzeit abrufbar. Für die weitere Verarbeitung stehen verschiedenste Varianten zur Verfügung: Abgleich mit den Transaktionen der Kreditkarte und Verbuchung in die Finanzbuchhaltung, direkte Auszahlung an den Mitarbeiter oder Vergütung mit der Lohnabrechnung. 

Die Prozesse werden von Abacus laufend optimiert: Neu ist es möglich, Spesenbelege einzureichen, obwohl die Zeit- und Leistungserfassung bereits fertiggemeldet wurde. Auch die Beleganzeige in MyAbacus wurde verbessert. Und in der neuen AbaClik AI App sowie im MyAbacus können Spesenbuchungen für die Freigabe an eine andere Person weitergeleitet werden. Gerne informieren und unterstützen wir Kunden mit dem Spesenmanagement individuell.

8.2    Privatzahlungen - Rückabwicklung via Lohn

Werden private Ausgaben mit der Firmenkreditkarte bezahlt, kann dies direkt bei der Spesenerfassung in der AbaClik-App oder im MyAbacus deklariert werden. 
Neu kann der Switch "Teilbetrag vom Lohn abziehen" aktiviert werden. Dadurch kann der Betrag, welcher vom Lohn abgezogen werden soll, eingetragen werden.

8.3    Spesenreglement - Firmenkreditkarte

Sind Firmenkreditkarten im Einsatz, können deren Belastungstransaktionen an Abacus übermittelt und mit dem erfassten Spesenbeleg des Mitarbeiters gemappt werden. Neu kann eine Regel für Firmenkreditkarten definiert werden, welche bereits bei der Erfassung prüft, ob der Beleg tatsächlich mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurde. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine Fehlermeldung und die Erfassung kann nicht abgeschlossen werden. Die Regel gilt für das AbaClik und das MyAbacus.